„Mehr Klarheit. Mehr Effizienz. Mehr Zukunft.“

Gastgeber sein ist für die Familie Balz mehr als ein Beruf – es ist gelebte Tradition. Das Hotel Jardin Bern wird seit Generationen familiengeführt und steht für persönliche Gastfreundschaft, Qualität und Kontinuität.

Mit Fabian Balz übernimmt heute eine neue Generation Verantwortung – mit einem klaren Fokus: Digitalisierung, Automatisierung und effiziente Prozesse aktiv vorantreiben. Dabei bringt er nicht nur frische Impulse mit, sondern hat sich bereits intensiv mit den verschiedenen Technologien und Möglichkeiten auseinandergesetzt und eine sehr konkrete Vorstellung davon entwickelt, wie der zukünftige Betrieb aufgestellt sein soll.

Doch genau hier zeigte sich eine Herausforderung, die viele Stadthotels kennen.

Gleichzeitig stehen entscheidende Veränderungen bevor:

• Neuaufbau und Automatisierung der Software-Umgebung (Tech-Stack) 

• Generationenwechsel mit Neuorientierung der Arbeitspensen und Verantwortungen

• Ausbau und Automatisierung des Self-Check-ins 

• Implementierung eines selbstständigen Pre-Check-in und Pre-Payment

„Die Herausforderung ist nicht ein einzelnes Tool – sondern das Zusammenspiel aller Systeme.“

Die bestehende Systemlandschaft war funktional, aber:

• Durch fehlende Schnittstellen wenig integriert

• Guest journey beschränkt auf ein pre-stay und ein post-stay mail

• teilweise lokal (z. B. Schliesssystem ohne PMS-Anbindung)

• begrenzt skalierbar für zukünftiges Wachstum

Der Entscheid: Technologie strategisch neu denken

Gemeinsam wurde ein Hotel-Technologiecheck durchgeführt – mit einem klaren Ziel:

Ein zukunftssicherer, integrierter Tech-Stack, der Prozesse vereinfacht und Wachstum ermöglicht.

Im Fokus standen:

• Systemlandschaft analysieren

• Schnittstellen und Abhängigkeiten verstehen

• zukünftige Anforderungen (Skalierung, Automatisierung) definieren

• konkrete Technologie-Strategie entwickeln
  
  

Zielbild: Ein vernetztes, automatisiertes System

Das Ziel des neuen Tech-Stacks ist klar definiert:

Ein durchgängiges System, das den Betrieb effizienter macht – ohne die persönliche Gastfreundschaft zu verlieren.

Konkret bedeutet das:

• Digitaler Schlüssel via Smartphone

• Klassische Keycard weiterhin möglich

• Self-Check-in (Kiosk) für späte Anreisen

• Regelbasierte Kommunikation vor, während und nach dem Aufenthalt

• Integration aller Systeme entlang der Guest Journey

„Der Gast entscheidet selbst, wie digital seine Reise sein soll – wir stellen sicher, dass alles reibungslos funktioniert.“

Von Insellösungen zu einem integrierten Ökosystem

Ausgangslage (Bestand):

Die bestehende Systemlandschaft war über die Jahre gewachsen und bestand aus mehreren einzelnen Lösungen in den Bereichen:

• Property Management

• Distribution

• Online-Buchung

• Zutrittssystem (nicht integriert)

• Zahlungsabwicklung (getrennte Systeme für vor Ort und online)

• Revenue Management

Diese Systeme erfüllten zwar ihre jeweiligen Aufgaben, waren jedoch nur begrenzt miteinander verknüpft und dadurch in der täglichen Anwendung aufwendig und wenig skalierbar.

Zielbild (in der Umsetzung):

Im Rahmen des Technologiechecks wurde eine klare Zielarchitektur definiert:

• Neue, moderne Systembasis für das Property Management

• Vereinheitlichte Distribution über zentrale Schnittstellen

• Integrierte Lösung für Buchung, Gästereise und Self-Check-in

• Vollständig vernetztes Zutrittssystem

• Durchgängige und automatisierte Zahlungsprozesse

• Weiterführung eines datenbasierten Revenue Managements

Fokus der neuen Systemlandschaft:

• Cloud-basierte Lösungen

• Offene Schnittstellen für maximale Flexibilität

• End-to-End Integration entlang der gesamten Guest Journey

• Reduktion manueller Prozesse durch Automatisierung

Kurz gesagt: Weg von einzelnen Tools – hin zu einem vernetzten System, das effizient zusammenarbeitet und den Betrieb nachhaltig vereinfacht.

Ein zentraler Teil des Technologiechecks war nicht nur die Auswahl von Tools – sondern die Frage:

Wie müssen Prozesse künftig aussehen, damit Technologie wirklich Mehrwert bringt?

Beispiele:

• Automatisierte Zahlungsprozesse (inkl. Upsells & Extras)

• Verbindung von Kiosk, PMS und Payment

• Energieoptimierung durch Anwesenheitserkennung (KNX)

• Einsatz von Automatisierungstools
  
  

Die Herausforderung: Komplexität reduzieren – nicht erhöhen

Gerade bei der Auswahl von Guest Experience Tools wurde deutlich:

• Viele spezialisierte Lösungen bieten Tiefe

• All-in-One Lösungen bieten Einfachheit

Die Entscheidung fiel bewusst mit strategischer Abwägung:

Was bringt langfristig mehr Effizienz – nicht nur mehr Funktionen?

Der grösste Mehrwert: Klarheit vor der Investition

Der Technologiecheck brachte vor allem eines:

Struktur und Entscheidungsgrundlagen

• Klare Priorisierung der Systeme

• Verständnis der Abhängigkeiten

• Sicherheit bei Investitionen (z. B. Schliesssystem)

• Vermeidung von Fehlentscheidungen

„Wir investieren nicht einfach in Tools – wir bauen ein System, das zusammen funktioniert.“

Die Zusammenarbeit zwischen Hotel Jardin Bern, Salto und Hotel Boost zeigt:

Moderne Hotellerie bedeutet heute:

• Technologie ganzheitlich denken

• Systeme miteinander verknüpfen

• Prozesse konsequent vereinfachen

• und dabei die Persönlichkeit des Hauses bewahren

Und am Ende vor allem eines:

„Unser Ziel war nicht mehr Tools – sondern bessere Prozesse. Der Technologiecheck hat uns gezeigt, wie wir Abläufe vereinfachen und gleichzeitig die Gästeerfahrung verbessern können.“